Jak správně zadávat pracovníkům úkoly

Důležitým a často podceňovaným uměním dobrého vedoucího je schopnost správně zadat práci svým podřízeným. V tomto článku najdete seznam věcí, na které byste při zadávání úkolů určitě neměli zapomenout.

1. Výběr správného člověka

Nejdříve je potřeba vybrat toho správného člověka. Ta samá práce může být pro jednoho pracovníka motivující výzva, zatímco pro druhého to bude nezáživná nuda. Je potřeba zvážit, zda má pracovník pro daný úkol potřebné schopnosti, znalosti a zkušenosti. Dobrý vedoucí dokáže dávat pracovníkům úkoly, které jim sedí.

2. Jasné zadání

Pokud chcete zabránit nedorozumění a pozdějšímu zklamání, snažte se popsat naprosto jasně a konkrétně, jak má vypadat výsledek, který chcete. Zadání někdy bývají ze strany vedoucích příliš mlhavá. Pracovník si musí domýšlet, co přesně má vedoucí na mysli. Je pak velké riziko, že výsledek bude úplně jiný, než jste si představovali.

3. Smysl úkolu

Vedoucí často říká podřízeným, co mají dělat, ale zapomíná vysvětlit proč je daný úkol důležitý. V mnoha případech pak pracovník sám dumá nad smyslem zadaného úkolu a žádný nenachází. Má pocit, že úkol je zbytečný a nesmyslný. To vede ke ztrátě motivace.

4. Předpokládaný postup

Některému pracovníkovi je potřeba říct předem přesný postup krok za krokem. Jinému je lepší nechat volné pole působnosti. Je potřeba zvolit správnou míru. Když dáte podřízeným málo prostoru, může je to demotivovat a nikdy se nenaučí pracovat samostatně. Příliš volné zadání ale mohou někteří lidé vnímat jako nedostatečné a nebudou si s prací vědět rady.

5. Zdroje

U některých úkolů je potřeba jasně říct, jaké zdroje má pracovník k dispozici. Kolik peněz může utratit, kolik času může úkolu věnovat, jaké vybavení či materiál může použít apod.

6. Termín

Občas vedoucí zadají úkol a doufají, že bude splněný co nejrychleji. Zapomínají určit přesný termín. Pracovník pak může získat dojem, že je na úkol dost času. Anebo vedoucí termín určí, ale sám si ho nezapíše a pak marně vzpomíná, do kdy že má být práce hotová.

7. Ověření

Přesvědčte se, nakolik pracovník rozumí zadání a nakolik se zadáním souhlasí. Můžete samozřejmě zadávat úkoly i direktivně, ale je daleko lepší, když dosáhnete vzájemné shody. Souhlasí pracovník s termíny? Potřebuje vědět něco dalšího? Chce se mu do dané práce nebo bude na splnění úkolu pracovat spíš s nechutí?

8. Kontrola a podpora

Pokud úkol vyžaduje delší čas, měl by se vedoucí v mezidobí zajímat o to, jak si podřízený vede. Dělá jednotlivé kroky včas? Nenarazil na nějaké komplikace? Nepotřebuje s něčím pomoct? Míra kontroly a podpory musí být individuální. Častější dotazy vedoucího může jeden člověk vnímat jako projev zájmu a druhý spíš jako výraz nedůvěry.

9. Zpětná vazba a ocenění

Úkol je hotový a vedoucí si může oddechnout. Je ale ještě potřeba říct podřízenému, jak jste s výsledkem spokojeni. Dopadlo vše dobře? Oceňte jeho úsilí a poděkujte mu za dobrou práci! Stala se někde nějaká chyba? Řekněte konkrétně, co by měl podřízený příště udělat jinak a lépe.

Jak vidíte, jednotlivé kroky při zadávání úkolů nejsou složité. Spíše jde o to na ně v každodenním kolotoči nezapomenout. Když jsou úkoly správně zadané, bude pracovníky jejich práce víc bavit a výsledky budou stát za to.

Chcete se o vedení lidí dovědět víc? Přihlaste se na kurz Základy leadershipu v sociálních službách. Více informací najdete ZDE.

Líbil se vám článek? Tak ho sdílejte dál! Děkuji.

Jiří Sobek
Lektor, konzultant a nadšený pisatel článků.

Objednejte si

e-book

Nejstručnější a nejsrozumitelnější návod,

jak vytvořit kvalitní individuální plán.

Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře. Zásady zpracování osobních údajů