Kde vzít čas na individuální plánování

Dobrý individuální plán neuděláte za pět minut. A nejspíš ani za půl hodiny. Kolik času je tedy potřeba? A kde ho vzít?

V mnoha zařízeních zaměstnanci na plánování ve skutečnosti žádný čas nemají. Musí si ho kdesi vyšetřit vedle svých běžných povinností. Plány pak tvoří při nočních službách nebo dokonce doma. A to je samozřejmě špatně.

Pokud má plánování mít dobrou úroveň, je potřeba mu věnovat přiměřený čas.

Čas na přípravu

V pobytových zařízeních probíhá aktualizace individuálního plánu nejčastěji jednou za půl roku. Když se tento termín blíží, tak klíčový pracovník potřebuje čas na přípravu. Musí si na chvíli v klidu sednout s klientem a probrat s ním, co je potřeba.  Musí obejít i ostatní zaměstnance, kteří s klientem pracují a poptat se na důležité věci. Musí mít čas projít si různé zápisky o klientovi za poslední půlrok a udělat si z nich celkový obrázek. Když se budeme držet při zemi, tak hodina až dvě na jednoho klienta by mohla stačit.

Plánovací schůzka

K dobré praxi patří, že individuální plánování probíhá v týmu. Jednou za půl roku (při aktualizaci plánu) se sejde tým lidí, kteří s klientem pracují. Někdy se této schůzky účastní klient, někdy ne. To záleží na jeho přání a na situaci. Obvykle se schůzky účastní 5 – 10 lidí. Pokud jsou všichni dobře připraveni (viz čas na přípravu) tak stačí, když schůzka trvá cca 30 – 45 min.

Zpracování podkladů z plánovací schůzky

Klíčový pracovník si po schůzce musí sednout k počítači a zapsat do individuálního plánu, co se společně dohodlo. Pracovník tím stráví zhruba 30 – 60 min.

Sečteno a podtrženo

Z výše popsaného vyplývá, že klíčový pracovník potřebuje jednou za půl roku (když se blíží aktualizace IP) nejméně 3 hodiny času na jednoho svého klienta. To zdánlivě není zas tak mnoho. Ale když má klíčový pracovník na starosti třeba pět klientů, tak už je to 15 hodin jednou za půl roku. To znamená 30 hodin za rok. A to už je dost práce na to, aby ji klíčoví pracovníci dělali jen tak ve chvilkách volna a o nočních službách. Podmínkou kvalitního plánování tedy je, aby klíčový pracovník měl v rámci své pracovní doby tento čas zvlášť vyčleněný. Aby mohl například po obědě říct, že musí připravovat IP a dvě hodiny po něm nikdo nic jiného nebude chtít.

Popsaná praxe v některých zařízeních takto funguje a v jiných ne. Podle mého odhadu je to tak půl na půl. Ale pokud to s plánováním myslíte vážně, tak dostatečný čas je nutná podmínka úspěchu.

Někdy také lidé namítají, že radši věnují čas klientovi, než plánování. Ale ve skutečnosti i čas věnovaný plánování patří klientovi. Hovoříte s klientem a zajímáte se o jeho potřeby. Hovoříte s ostatními kolegy a kolegyněmi a vymýšlíte, jak to udělat, aby byl klient co nejspokojenější a nic důležitého mu nechybělo. A pak to krátce zapíšete.

Klientský den

To ale ještě není všechno. K čemu dělat plány, když bychom pak neměli čas na jejich uskutečnění? A proč jim říkat „individuální“, když bychom neměli možnost udělat si individuálně čas na svého klienta?

V zařízení, kde jsem působil jako ředitel, jsme měli takzvané klientské dny. Jednou za měsíc měl klíčový pracovník jeden den (v rámci své pracovní doby), který mohl věnovat pouze svým klientům. Nebyl zapojený v běžné službě a provozu. Mohl místo toho věnovat čas a pozornost svým třem nebo čtyřem klientům. Někdo chtěl jít na nákup, někdo potřeboval srovnat věci ve skříni, někdo chtěl jít do kina, někdo musel na úřad, někdo si chtěl něco uvařit. A s někým si pracovník klidně mohl jen tak sednout a popovídat. Klientské dny byly velmi oblíbené mezi pracovníky i klienty. Myslím, že opravdu zvyšovaly kvalitu služby. Vytvářely dostatečný prostor věnovat se klientovi opravdu individuálně.

Když jsem o klientských dnech někde mluvil před deseti lety, tak to pro většinu lidí bylo sci-fi. To by u nás nešlo. Na to nemáme čas a lidi… Ale v současnosti se setkávám s tím, že zhruba v pětině zařízení něco jako klientský den existuje. A nemusí to být rovnou celý den. Stačí pár hodin.

Kde vzít čas a nekrást

Souhlasím s tím, že lidí i času je málo. Ale i tak má cenu zamyslet se nad tím, jak to málo co nejlépe využít. V souvislosti s individuálním plánováním se například rozmáhá jeden čas beroucí nešvar: zdlouhavé (a často zbytečné) zapisování všeho možného, nejlépe několikrát za den. Jsou zařízení, kde pracovník, než jde po službě domů, tak hodinu (opravdu hodinu) sedí u počítače a zaznamenává, co se celý den dělo. Musím říct, že pokud denní zápisky na konci služby trvají víc než 15 minut, tak je něco špatně. Takže kdyby se podařilo toto sáhodlouhé zapisování trochu zredukovat, hned by byl čas i na pár klientských hodin.

Je to otázka priorit. Když je individuální přístup ke klientovi prioritou, tak se většinou podaří najít i potřebný čas. Vyplácí se metoda malých krůčků. Zavést ze dne na den klientské dny je náročné a většinou neproveditelné. Ale začít s několika hodinami za měsíc, to už se většinou dá uskutečnit.

Jak je to u vás? Máte na plánování dost času? A funguje u vás něco, jako klientské dny? Podělte se o své zkušenosti a názory v komentářích.

Líbil se vám článek? Tak ho sdílejte dál. Díky!