7 způsobů, jak zjednodušit individuální plánování

Za poslední roky jsem držel v ruce stovky individuálních plánů. A ještě se mi nestalo, že bych viděl plán, který by byl až příliš jednoduchý. Zato většina plánů byla zbytečně dlouhá a komplikovaná. Proč to tak je a co se s tím dá udělat?

Dlouhé a komplikované individuální plány mají několik zásadních nevýhod:

• pracovníky nebaví dlouhé plány tvořit
• stojí to mnoho času a energie
• důležité informace se ztrácejí mezi těmi nedůležitými
• dlouhé plány většinou nikdo nečte.

Sečteno a podtrženo: dlouhé a komplikované plány obvykle nebývají příliš kvalitní. V praxi nejsou moc užitečné. Pracovníci oprávněně vnímají, že vytvářet takové plány je ztráta času, který by se dal využít lépe.

Proč bývají plány tak složité

Je to zvláštní paradox. Naprostá většina zaměstnanců by uvítala, kdyby plánování bylo co nejjednodušší. Všichni by tím jen získali. Plánování by vyžadovalo méně času a energie a zvýšila by se zároveň jeho kvalita a přínos. Tak čím to je, že se v mnoha organizacích plánování více a více komplikuje? Důvodů jsem vypozoroval několik: formální přístup, přehnaně odborný přístup, nedůvěra k vlastní dobré praxi a vylepšování bez konce.

Formální přístup

Pokud je v organizaci plánování vnímáno jako vcelku zbytečná administrativa, jako „papírová“ záležitost, tak obvykle papírů postupem času neustále přibývá. Z plánování se vytrácí jeho původní smysl. Vytrácí se orientace na klienta a na jeho potřeby. Zůstává pouze úmorné a bující papírování. A to je pro zaměstnance i klienty velmi demotivující.

Formální přístup je také často spojený s představou, že čím více formulářů, tabulek a kolonek v individuálním plánu máme, tím je to lepší. Ovšem ve skutečnosti je to přesně naopak.

Přehnaně odborný přístup

V některých zařízeních se z plánování dělá zbytečná věda. Používá se složitá metodika, komplikované postupy, zbytečně složité formuláře. Pracovníci jsou vedeni k tomu, aby při plánování používali jazyk s množstvím odborných termínů.  Převládá představa, že individuální plánování je něco složitého, velmi odborného.

Snaha o jednoduchost a používání běžného, srozumitelného jazyka je pak vnímáno jako cosi nežádoucího a neodborného. Výsledkem bývá, že příliš složitému plánování nerozumí nejen klienti, ale také velká část zaměstnanců.

Nedůvěra k vlastní dobré praxi

Mnoho komplikací do plánování přináší snaha „mít vše správně“.  Ovšem žádný zlatý standard v individuálním plánování (naštěstí) neexistuje. Správně je to, co vám pomáhá lépe poznat klienta, spolupracovat s ním, reagovat na jeho potřeby, uplatňovat co nejvíce individuální přístup v každodenní praxi.

V každém zařízení se může osvědčit trochu jiná forma individuálního plánování. Každé zařízení může rozvíjet svoji dobrou praxi jiným způsobem. A zjistil jsem, že i mnoho inspektorů dobrou praxi nakonec ocení, když si za ní pracovníci opravdu stojí.

Vylepšování bez konce

V některých organizacích se individuální plánování stále mění.. Neustále se něco přidává a vylepšuje. Samy o sobě mohou být jednotlivé nápady a vylepšení dobré. Ale postupem času individuální plánování začne být zbytečně složité. Viděl jsem plány, kde se stejné informace opakovaly dvakrát i třikrát a nikdo už ani přesně nevěděl proč. A pro pracovníky jsou stále změny únavné a přestávají se v nich orientovat.

7 možností, jak plánování zjednodušit

1. Je potřeba si neustále připomínat, proč plánujeme. Neděláme to kvůli papírům. Individuální plánování, když se vezme za správný konec, reálně pomáhá zlepšovat život jednotlivých klientů. Otázka zní, jestli plánování ve vaší organizaci má tento hmatatelný dopad.
2. Ne složitost, ale jednoduchost a přehlednost bývá důležitým znakem kvalitního individuálního plánu. Zkuste maximálně zjednodušit formuláře, které používáte. Zkuste počet kolonek snížit klidně na polovinu. Uvidíte, že vynechané kolonky nebudou vůbec nikomu chybět.
3. Do plánu patří jen důležité informace. Žádný balast, žádná vata. Žádné slohové práce o tom, jak jsme byli s klientem v parku a zpívali tam ptáci. V jednom zařízení pracovníci popisovali, že si důležité informace označují červeně. Zeptal jsem se, co by se stalo, kdyby ty ostatní neoznačené informace v plánu prostě nebyly. Odpověď byla překvapivá: nestalo by se nic. A kolik zbytečné práce a promarněného času by se tím ušetřilo!
4. Individuální plán není odborné pojednání. Znakem kvality je naopak co největší srozumitelnost a konkrétnost. Plánu by měl porozumět každý. I člověk s mentálním postižením nebo člověk s počínající demencí.
5. Základem kvality je rozvíjení vlastní dobré praxe. Plánujte tak, jak to vyhovuje vám a vašim klientům. Plánujte způsobem, kterému věříte a který považujete za užitečný a prospěšný. A nenechte se znejistit tím, že jinde to dělají jinak.
6. Příliš neposlouchejte zkazky, co kde komu vytýkala inspekce. Každý inspektor má o plánování jiné představy. Stává se, že co jeden pochválí, to druhý zkritizuje. Informace z jiných zařízení se k vám většinou dostanou zkreslené a mimo kontext. A naštěstí mnoho inspektorů je schopných rozeznat a ocenit reálně fungující dobrou praxi.
7. Když něco do plánování přidáte, tak zároveň něco uberte. Občas se může objevit dobrý nápad, jak plánování ve vaší organizaci vylepšit. Ale je potřeba myslet na to, že když něco přidáte, tak je potřeba něco jiného ubrat. Jinak za chvíli zjistíte, že se plánování stalo příliš složité a nepřehledné. A to je vždycky na závadu.

Líbil se vám článek? Více se o individuálním plánování dozvíte ZDE.